Ein Büro, in das man gerne kommt, ist mehr als nur ein Arbeitsplatz. Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, sind motivierter, kreativer und engagierter. Ein Umfeld, das sowohl funktional als auch angenehm gestaltet ist, fördert Teamgeist und stärkt die Bindung ans Unternehmen. Gleichzeitig kann ein Büro, in dem Mitarbeitende sich unwohl fühlen, dazu führen, dass sie nur aus Pflichtgefühl kommen und Motivation sowie Engagement sinken. Mit gezielten Massnahmen kannst du als Arbeitgeber oder Teamleader dafür sorgen, dass dein Büro zu einem Ort wird, an den die Mitarbeitenden gerne kommen.
Arbeitsplatzgestaltung: Möblierung und Beleuchtung
Ein gut gestalteter Arbeitsplatz ist entscheidend für Wohlbefinden und Produktivität. Ergonomische Stühle, höhenverstellbare Tische und ausreichend Arbeitsfläche sorgen für Komfort. Auch die Beleuchtung spielt eine wichtige Rolle: Tageslicht und individuell regelbare Lichtquellen verbessern Konzentration und reduzieren Ermüdung. Ein aufgeräumter, klar strukturierter Arbeitsplatz signalisiert zudem Wertschätzung für die Arbeit der Mitarbeitenden. Achte darauf, dass Arbeitsplätze so eingerichtet sind, dass Mitarbeitende sowohl konzentriert arbeiten als auch flexibel mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können.
Hardware und Software: Angewohnheiten und Komfort berücksichtigen
Nicht nur ein bequemer Stuhl trägt zum Wohlbefinden bei, sondern auch die bereitgestellten Arbeitsgeräte und Systeme. Mitarbeitende haben oft bestimmte Programme, Shortcuts oder Geräte, an die sie gewöhnt sind. Sofern möglich, sollte Rücksicht darauf genommen werden. Bei geteilten Arbeitsplätzen ist es wichtig, dass alle sich wohlfühlen: persönliche Gegenstände sollten sicher verstaut werden können, und eine einheitliche Docking-Station ermöglicht Plug&Play, sodass die Arbeit ohne wiederholtes Einrichten starten kann. Unterschiedliche Bedürfnisse können über eine flexible Sitzordnung berücksichtigt werden, sodass jede Person einen passenden Arbeitsplatz erhält, auch wenn sie nicht als erste ins Büro kommt.
Ruhige Plätze und akustische Isolation
Konzentration gelingt besser, wenn die Umgebung stimmt. Biete geschlossene Meetingräume, Telefonkabinen oder Akustikpaneele zwischen Arbeitsplätzen an, um Lärm zu reduzieren. Geräuschunterdrückende Kopfhörer sind eine kostengünstige Alternative, falls räumliche Trennung nicht möglich ist. In offenen Büros kann es hilfreich sein, Arbeitsplätze nach Projekten zu gruppieren, sodass Gespräche für die jeweils Betroffenen relevant bleiben und andere nicht unnötig ablenken.
Büroräumlichkeiten mit Duschen und Bewegungsmöglichkeiten
Für hybride Teams ist Bewegung wichtig. Ein Büro mit Duschen ermöglicht es Mitarbeitenden, mit dem Velo oder zu Fuss ins Büro zu kommen und sich vor Arbeitsbeginn frisch zu machen. Wer sich umziehen oder waschen kann, fühlt sich wohler und geht motivierter an die Arbeit. Fehlt die Infrastruktur, können Fitnessmitgliedschaften oder nahegelegene Sportangebote bezuschusst werden, um den Arbeitsweg mit Gesundheitsförderung zu verbinden.
Inklusive Bürogestaltung
Berücksichtige Zugänglichkeit und Komfort für alle Mitarbeitenden, auch wenn aktuell niemand eine spezielle Ausstattung benötigt. Temporäre Einschränkungen, Schwangerschaft oder Bedürfnisse beim Stillen erfordern geeignete Lösungen. Barrierefreie Zugänge, Sitzmöglichkeiten und Rückzugsräume tragen dazu bei, dass sich alle Mitarbeitenden respektiert und wohl fühlen.
Temperatur- und Geruchsregulation
Ein angenehmes Raumklima ist essenziell. Sorge für ausreichende Heizung im Winter, Kühlung im Sommer und regelmässige Lüftung. Geruchsquellen wie Essensreste, stinkende Schuhe oder Mundgeruch können Mitarbeitende stark stören. Trenne Küchenbereiche von Arbeitsplätzen, stelle Waschmöglichkeiten bereit und fördere gute Hygienegewohnheiten. WC-Räume sollten sauber, beheizt und diskret nutzbar sein, idealerweise mit geschlossenem Mülleimer und Waschbecken in jeder Kabine oder einem abschliessbaren Raum, um persönliche Hygieneprodukte komfortabel nutzen zu können.
Office-Tiere
Bürotiere können das Wohlbefinden steigern, aber nicht jede Person fühlt sich wohl damit. Kläre gemeinsam, ob Haustiere mitgebracht werden dürfen, und etabliere klare Regeln, um Konflikte zu vermeiden.
Krankmeldungen und Rücksicht
Normalisiere, dass Mitarbeitende bei Krankheit zu Hause bleiben oder im Home Office arbeiten. So schützt du die Gesundheit aller und verhinderst, dass andere sich unwohl fühlen oder krank werden. Anerkenne Rücksichtnahme und unterlasse Kommentare, die krankheitsbedingtes Fernbleiben negativ bewerten.
Gegen Mobbing vorgehen
Reibungen unter Mitarbeitenden sind normal, Mobbing darf jedoch keinen Platz haben. Sei aufmerksam, wenn Mitarbeitende sich unwohl fühlen, und sprich sie vertraulich an, um Lösungen zu finden. Ein sicheres Umfeld stärkt das Vertrauen und sorgt dafür, dass sich alle freiwillig und gerne im Büro aufhalten.
Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden und Teams
Auch ohne böse Absicht können Mitarbeitende sich ausgeschlossen fühlen, etwa wenn bestimmte Abteilungen oder Mitarbeitende regelmässig Feedback, Weiterbildung oder andere Vorteile erhalten, während andere zurückstehen. Gleichbehandlung sorgt dafür, dass niemand sich als Mitarbeitende zweiter Klasse behandelt fühlt. Das betrifft auch subtile Situationen wie bevorzugte Einbindung von Mitarbeitenden aufgrund gemeinsamer Gewohnheiten, zum Beispiel Raucherpausen mit der Führungsperson. Sorge dafür, dass alle Mitarbeitenden ähnliche Aufmerksamkeit und Förderung erhalten.
Klare Regeln für Rauchende und Rauchpausen
Rauchende Mitarbeitende können einerseits Geruchsbelästigung erzeugen, andererseits entstehen Frustmomente, wenn die Pausenregelungen unklar sind. Etabliere faire Regeln, die sowohl Nichtrauchende als auch Rauchende berücksichtigen. Achte darauf, dass Arbeitslast und Pausen gerecht verteilt sind und niemand sich benachteiligt fühlt.
Networking ermöglichen
Fördere Gelegenheiten, dass Mitarbeitende untereinander oder mit anderen Firmen in Kontakt kommen. Abteilungsübergreifende Begegnungen und Austausch mit Personen in ähnlichen Funktionen fördern Lernen, Motivation und können neue Impulse ins Team bringen. Damit bei informellen Events wie einem Apéro nicht immer nur die gleichen Personen in Grüppchen rumstehen, könntest du dir auch aktiv ein paar Eisbrecher oder ein Rahmenprogramm überlegen.
Dem Büro das gewisse Extra geben
Spezielle Highlights, die es zu Hause nicht gibt, machen das Büro attraktiver. Das kann eine Luxus-Kaffeemaschine, ein Massagesessel, Geräte für private Projekte oder gemeinschaftliche Aktivitäten wie Spiele oder eine Spielkonsole sein. Stelle klare Regeln für Nutzung und Zeitfenster auf, damit Arbeit und Freizeit harmonisch koexistieren.
Locke die Mitarbeitenden mit einem coolen Büro, statt sie zu zwingen
Mit gezielten Wohlfühlmassnahmen kannst du das Büro zu einem Ort machen, an dem Mitarbeitende freiwillig und motiviert arbeiten. Von ergonomischer Möblierung über passende Hardware, akustische Isolation, inklusive Gestaltung bis hin zu sozialen Komponenten wie guter Stimmung, Gleichbehandlung und Networking: Jede Massnahme trägt dazu bei, dass sich das Team wohlfühlt und der Zusammenhalt gestärkt wird.
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Foto von Redd Francisco auf Unsplash