Ein gut geplanter Teamevent stärkt den Zusammenhalt und die Motivation im Team. Doch was tun, wenn die Zeit knapp ist? Mit den folgenden Tipps und Empfehlungen gelingt die Organisation auch kurzfristig.
1. Prioritäten setzen und Angebote filtern
Definiere die wichtigsten Kriterien für deinen Teamevent: Budget, Datum, Teilnehmerzahl und gewünschte Aktivitäten. Nutze die Filteroptionen auf Mein Ausflug, um passende Angebote nach Region, Budget, Gruppengrösse und Dauer zu selektieren. So findest du schnell und effizient geeignete Optionen.
2. Mehrere Optionen gleichzeitig prüfen
Bei kurzfristiger Planung ist es ratsam, mehrere Angebote gleichzeitig zu prüfen und Offerten einzuholen. Auf Mein Ausflug kannst du unkompliziert und unverbindlich über den "Offerte anfragen"-Button verschiedene Anbieter kontaktieren. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, ein passendes und verfügbares Angebot zu finden.
3. Realistisch bleiben und genau lesen
Kläre vorab die Eckdaten deines Events: Teilnehmerzahl, Datum und Ort. Auf Mein Ausflug findest du zu jedem Angebot Angaben zur Gruppengrösse, Region und zum Startpreis. Vermeide Zeitverlust, indem du nur Angebote anfragst, die zu deinen Anforderungen passen und verzichte beispielsweise auf Anfragen für Angebote ab 20 Personen, wenn in deiner Gruppe nur 8 Personen sind.
4. Standardisierte Angebote nutzen
Setze auf Ausflüge, die wenig individuelle Planung erfordern. Angebote mit festem Standort und vorhandener Infrastruktur sind oft schneller umsetzbar. Vermeide Events, die viel Personal oder verderbliche Materialien benötigen.
5. Sei präzise in deiner Anfrage
Je mehr Informationen du in deiner Anfrage angibst, desto gezielter kann der Veranstalter auf deine Bedürfnisse eingehen. Teile Details wie benötigte Parkplätze, spezielle Ernährungsbedürfnisse oder die Teilnahme von Kindern mit. Notiere auch spezifische Fragen, die du hast. Dies erleichtert die Kommunikation und beschleunigt den Planungsprozess.
6. Denk an das Team
Der Teamevent soll dem Team Freude bereiten. Bei kurzfristiger Planung kann es vorkommen, dass Teammitglieder bereits andere Verpflichtungen haben. Wenn möglich, frage nach Präferenzen und sei verständnisvoll, wenn nicht alle teilnehmen können. Die höchste Teilnahmewahrscheinlichkeit erreichst du, wenn du den Event auf einen Termin und Uhrzeiten legst, an denen das Team ohnehin im Büro wäre, und wähle ein Angebot, das möglichst nah am Arbeitsort angeboten wird. Halte deinen Mitarbeitenden arbeitstechnisch den Rücken frei, indem du für Vertretung oder Schliessung des Büros sorgst, bzw. indem du einen Termin wählst, der nach wichtigen Deadlines und Kundenterminen liegt. Kommuniziere proaktiv, ob und wie viel der Zeit für den Event als Arbeitszeit angerechnet werden kann. Weitere Informationen dazu findest du in unserem Blogbeitrag „Teamevent in der Schweiz: Arbeitszeit oder Freizeit?“.
7. Gestalte den Event modular
Plane den Teamevent so, dass er aus mehreren, unabhängig voneinander besuchbaren Modulen besteht – beispielsweise ein Escape Game am Nachmittag und ein gemeinsames Abendessen. So können Mitarbeitende, die aufgrund anderer Verpflichtungen nicht den gesamten Event besuchen können, dennoch an einzelnen Programmpunkten teilnehmen. Informiere das Team offen über diese Option und ermögliche eine flexible Teilnahme.
8. Vielleicht doch verschieben?
Wenn dein Team den kurzfristig anstehenden Teamevent eher als Stressfaktor empfindet, statt Vorfreude zu zeigen, könnte eine Verschiebung sinnvoll sein. Falls keine terminliche Bindung besteht, erwäge, den Event um 2–3 Monate nach hinten zu verschieben. Beginne jedoch jetzt mit der Planung, um ausreichend Vorlaufzeit zu haben. Eine frühzeitige Planung ermöglicht es, das Team aktiv in den Prozess einzubeziehen – von der Ideensammlung bis zur Auswahl der Aktivitäten. Dies steigert nicht nur die Vorfreude, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, ein Event zu gestalten, das den Interessen und Bedürfnissen aller entspricht. Eine hilfreiche Unterstützung bietet unsere Checkliste zur Teamevent-Planung, die alle wichtigen Punkte für eine erfolgreiche Durchführung abdeckt.
Mit diesen Tipps steht einem erfolgreichen Teamevent auch bei kurzfristiger Planung nichts im Wege. Nutze die Ressourcen von Mein Ausflug, um schnell und effizient das passende Angebot zu finden.
Noch auf der Suche nach Ideen? Wir helfen dir gerne. Nutze unser Kontaktformular und gib uns die wichtigsten Eckdaten für deinen Event an. Wir machen dir gerne ein paar Vorschläge.
Foto von Towfiqu barbhuiya auf Unsplash